10 bước tổ chức họp báo thành công nhất

Tổ chức họp báo cũng là một trong những sự kiện trọng đại. Thông thường phù hợp với các buổi ra mắt sản phẩm mới. Và thu hút sự chú ý của đông đảo khách hàng.

1. Xác định các yêu cầu tổ chức họp báo

Ở bước này, nhà tổ chức cần xác định được các yêu cầu của sự kiện. Các yêu cầu này được thiết lập dựa trên các mục đích, mục tiêu đã đề ra.

2. Xác định thời lượng buổi họp báo

Thời lượng một buổi họp báo tốt nhất nên kéo dài trong khoảng từ 90 đến 120 phút.

tổ chức họp báo
Cần phải xác định các yêu cầu, thời lượng tổ chức để không xảy ra sơ xuất

3. Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện và các nhà cung cấp

Ở bước này, tùy thuộc vào quy mô của sự kiện mà có thể chọn tự tổ chức hoặc tổ chức thông qua các event agency.

4. Lựa chọn và khảo sát địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức họp báo trước hết cần đáp ứng yêu cầu về không gian, điều kiện tác nghiệp cho các phóng viên, nhân viên kỹ thuật quay phim, thu thanh… Bên cạnh đó yếu tố ánh sáng cũng như trang thiết bị âm thanh cũng phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. Địa điểm tổ chức cần được tiến hành khảo sát kỹ lưỡng trước khi lựa chọn.

5. Lập danh sách khách mời, các cơ quan báo đài và gửi giấy mời

Các phương tiện truyền thông, báo đài cần được cân nhắc và lựa chọn sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích truyền thông của doanh nghiệp.

tổ chức họp báo
Khu vực khách mời của buổi họp báo điển hình

6. Xin giấy phép tổ chức họp báo

Đây là một bước cực kì quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Rất nhiều sự kiện họp báo vì “quên” xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến sát nút.

7. Viết kịch bản cho sự kiện họp báo

Tùy vào yêu cầu của đơn vị tổ chức, kịch bản sự kiện này sẽ được viết sao cho phù hợp và chi tiết.

tổ chức họp báo
Họp báo ra mắt sản phẩm

8. Setup địa điểm và tổng duyệt trước sự kiện

Setup sự kiện thường được thực hiện trước thời gian diễn ra sự kiện từ 1-2 ngày. Việc setup địa điểm và tổng duyệt trước buổi họp báo sẽ giúp bạn phát hiện kịp thời các sự cố để có phương án xử lý thích hợp.

9. Tiến hành tổ chức họp báo

Check-in và đón khách là một trong những phần cần chú ý khi tổ chức sự kiện họp báo. Lúc này PG có nhiệm vụ tươi cười chào đón khách và hướng dẫn khách làm thủ tục check-in. Các thành viên, nhân sự được phân công công việc cần hoàn thành nhiệm vụ theo đúng kế hoạch và timeline đã đề ra. Đồng thời có sự linh hoạt. Tương trợ lẫn nhau khi có sự cố cần giải quyết.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
10 bước đơn giản nhưng đảm bảo thành công

10. Họp đánh giá, tổng kết

Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức họp báo, ban tổ chức chương trình cần tiến hành họp, đánh giá kết quả cũng như rút kinh nghiệm sau sự kiện.

Trên đây là 10 bước tổ chức họp báo chuyên nghiệp. Nếu có thêm bất cứ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ Công ty Tổ chức Sự kiện Xoo Event để được hỗ trợ!

[Total: 0 Average: 0]
post

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi:

Công ty TNHH Công nghệ & Truyền thông Xoo

GPKD: 0401929864, ngày cấp: 10/10/2018, nơi cấp: Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp. Đà Nẵng.
Địa chỉ: 08 Trần Lựu, Hòa Xuân, Cẩm Lệ, Đà Nẵng
Điện thoại: 0984 77 11 44 hoặc 0902 835 110 (Mr Ken)
Email: event@xoo.vn
Website:www.xooevent.comwww.eventdanang.comwww.tochucsukien.pro.vn - www.sukienhoian.com

Sự kiện Đà Nẵng

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Hotline: 0984771144Facebook MessengerZalo: 0984771144