Các bước cơ bản xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Việc lên kế hoạch hoàn hảo và kỹ lưỡng cho trước khi ra mắt được xem là điều quan trọng nhất. Vì nếu lên kế hoạch tốt sẽ giúp sự kiện diễn ra tốt hơn. Thực tế là không ít các khách hàng của Xoo Event thường gặp rất nhiều khó khăn trong khâu này. Do khách hàng thiếu kinh nghiệm và kĩ năng tổ chức. Để đơn giản hóa và tối ưu hóa mức độ chuyên nghiệp của công đoạn chuẩn bị. Hãy cùng tham khảo những bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện rất hữu ích mà công ty tổ chức sự kiện Xoo Event giới thiệu dưới đây.

6 bước cơ bản giúp cho quý khách hàng xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện dễ dàng

Xác định mục đích, mục tiêu

Xác định được mục tiêu của sự kiện là vấn đề đầu tiên mà quý khách cần quan tâm. Một sự kiện được cho là thành công khi có được một mục đích rõ ràng. Hướng đến đáp ứng nhu cầu của người tham dự cũng như ban tổ chức sự kiện.

Xác định đối tượng

Sau khi đã xác định được mục tiêu của sự kiện. Thì việc xác định đối tượng mà sự kiện hướng đến là điều hoàn toàn dễ dàng. Quý khách chỉ cần dựa trên mục tiêu của sự kiện, sau đó vạch ra những tiêu chí đặc thù của đối tượng quý khách muốn hướng đến. Như độ tuổi, ngành nghề, giới tính, nhân khẩu học, hành vi, thói quen, sở thích… Kết hợp dữ liệu dựa trên các yếu tố đó, chúng ta tiến hành phân loại tệp khách hàng. Và đặt tên từng tệp data riêng để dễ dàng ghi nhớ. Có thể sử dụng cho nhiều loại sự kiện với các tính chất khác nhau.

Thông điệp sự kiện

Việc xác định thông điệp mà event muốn truyền tải cũng giống như tìm lại linh hồn cho một event. Đây chính là điểm nhấn khiến những người tham dự có được ấn tượng sâu và kí ức riêng biệt. Thông điệp có thể được thể hiện qua slogan, hoặc qua một đoạn văn 2-3 câu vắn tắt, cô đọng. Đặc biệt phải nói lên toàn bộ về công ty, sự kiện và con người.

Địa điểm tổ chức

Quý khách nên chọn một địa điểm tổ chức sự kiện có quy mô vừa đủ với số lượng khách mời đã dự kiến .Cũng như có thể đáp ứng được những nhu cầu về trang thiết bị,  phương tiện đi lại và những dịch vụ chung khác. Địa điểm tổ chức cũng phải phù hợp và thuận tiện cho sự di chuyển của khách hàng, tránh những địa hình dốc, cao, trơn trượt nguy hiểm.

Kịch bản chương trình

Quý khách cần phải lên một bản kế hoạch có đầy đủ và chi tiết những phần cần thiết của một sự kiện như các hoạt động giải trí, giới thiệu khách mời và các hạng mục nhỏ khác tùy theo mục đích sự kiện mà quý khách muốn hướng tới. Ngoài ra, kịch bản cũng cần bao gồm dự tính rủi ro và đề xuất phương án phòng tránh, khắc phục hay ứng phó với rủi ro đó.

Ngân sách để xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Từ ngân sách có thể chi tiêu cho sự kiện, người tổ chức có thể ước lượng được quy mô của sự kiện và lên kế hoạch phù hợp. Việc chi tiêu cho việc thuê những trang thiết bị hay MC, PG…cũng cần cân nhắc lựa chọn rất nhiều hoặc dự tính từ trước khi tổ chức sự kiện để tránh việc thiếu hụt ngân sách.

Xoo Event chuyên tổ chức sự kiện – mang lại sự hài lòng cho khách hàng

Nếu quý khách đang lo lắng về vấn đề làm sao để có thể tổ chức được một sự kiện thành công, hãy đến ngay với Xoo Event để có thể loại bỏ nỗi lo lắng đó. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực trong ngành tổ chức sự kiện. Công ty sự kiện Xoo Event tự hào là đơn vị chuyên nghiệp nhất, chắc chắn quý khách sẽ vô cùng hài lòng khi đến với dịch vụ của Xoo Event.

 

»»» Tìm hiểu thêm: