Những kinh nghiệm quý báu khi làm sự kiện cho người mới bắt đầu

Những năm trở lại đây, ngành tổ chức sự kiện đã và đang trở thành một nghề “hot” trong giới trẻ. Việc trau dồi các kỹ năng, kinh nghiệm trong nghề này luôn là một trong những đòi hỏi bắt buộc để theo đuổi và thành công với nó. Bởi trên thực tế; mảng dịch vụ tổ chức sự kiện đang có sự cạnh tranh rất lớn từ đông đảo các công ty truyền thông, sự kiện trong và ngoài nước. Và để cung cấp cho quý vị cái nhìn cụ thể thể về nghề làm sự kiện; hãy cùng Xoo Event đi vào tìm hiểu các kinh nghiệm quý và quan trọng của nghề này trong phần bài viết sau đây.

Ngày nay, các hoạt động tổ chức sự kiện đang ngày càng diễn ra phổ biến trên nhiều lĩnh vực như xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức cơ bản như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,… Mục đích của nghề làm sự kiện, chính vì vậy, luôn phải nhằm mục đích để tiếp thị, quảng bá sản phẩm; giúp truyền đi những thông điệp của doanh nghiệp đến khách hàng cũng như các bộ phận công chúng. Để có một sự kiện thành công, các vấn đề về ngân sách, nhân lực; và phân công công việc luôn có tính quyết định rất lớn.

Xây dựng ngân sách hợp lý – không cố gắng tiết kiệm cũng không quá hoang phí

Có thể nói, chi phí làm sự kiện hay quảng cáo nói chung; luôn là một trong những tiêu chí hàng đầu trong việc lựa chọn các event agency. Đặc biệt là khi các chi phí marketing của doanh nghiệp ngày càng bị cắt giảm đi nhiều hơn.

Để tổ chức các sự kiện, trước hết mọi người cần ngồi lại để bàn bạc về xác định mục đích; và đề xuất, xây dựng ngân sách chương trình sao cho hợp lý.

Bao gồm chi phí thuê địa điểm, hệ thống âm thanh, ánh sáng, chi phí in ấn các ấn phẩm quảng cáo: như banner, standee, tờ rơi, brochure… cho chương trình, chi phí decor, chi phí quảng cáo, truyền thông, nhân sự,…

Tất nhiên, việc xây dựng ngân sách sự kiện không chỉ dừng lại ở việc lập dự toán ban đầu. Bởi trên thực tế khi làm sự kiện; ban tổ chức có thể sẽ cần phải dự liệu trước các vấn đề có thể phát sinh; và bỏ ra một khoản tài chính nhất định để giải quyết khi cần.

Sử dụng đủ nhân sự và phân chia trách nhiệm rõ ràng theo đầu việc

Ở lĩnh vực nào cũng vậy, yếu tố con người thường có tính then chốt và cực kỳ quan trọng. Đặc biệt là với nghề làm sự kiện. khả năng huy động và phân chia nhân lực một cách khoa học; rõ ràng theo đầu việc luôn có ý nghĩa quyết định rất lớn đến thành bại của chương trình.

Đó là lý do kỹ năng người làm tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi phải có tính chuyên môn hóa cao; và phải có khả năng làm việc nhóm tốt.

Qua đó có thể phối hợp công việc giữa các bộ phận một cách nhịp nhàng; đồng bộ nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện.

Và để làm được điều này, ta cần hết sức chú trọng đến vai trò của người quản lý. Theo đó, họ phải là người hiểu rõ nhất quy trình thực hiện event họ đang phụ trách. Từ đó phát huy trách nhiệm của mình trong việc phân công; điều tiết nhân lực khi làm sự kiện.

Tuân thủ đúng theo kế hoạch và deadline khi làm sự kiện

Nói chung, khi tiến hành các sự kiện, bất kể quy mô lớn nhỏ ra sao; bao giờ cũng yêu cầu một kế hoạch chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất.

Phân công chi tiết công việc cho từng người; và có deadline cụ thể để chia nhỏ các mục tiêu đã đề ra. Qua đó giúp hoàn thành chúng hiệu quả, nhanh chóng, đảm bảo tiến độ chương trình.

Muốn vậy, ban tổ chức khi làm sự kiện cần đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch.

Ngoài ra, cũng cần chuẩn bị một kế hoạch dự trù cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện; như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn… để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thành công nhất.

Trên đây là phần tổng hợp một số kinh nghiệm hữu ích quý vị có thể tham khảo khi làm sự kiện. Mọi vấn đề thắc mắc cần được giải đáp về các dịch vụ tổ chức sự kiện; đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ của Xoo Event để được hỗ trợ và báo giá tốt nhất.

Tìm hiểu thêm:

Tổng quan về tổ chức sự kiện – Những điều cần biết khi làm nghề

Top 10 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam